ALEXANDRIA, VA – Polovina (49 procent) plánovačů událostí překvapivě uvádí, že marketingová oddělení ve svých společnostech jsou vždy nebo často zapojena do plánování a realizace akcí a drtivá většina (91 procent) nachází hodnotu v tomto typu partnerství. . Nadace GBTA, vzdělávací a výzkumná pobočka Global Business Travel Association (GBTA), ve spolupráci se společností Cvent dnes zveřejnila nový výzkum, který zkoumá prevalenci a typy spolupráce mezi plánovači akcí a marketingovými odděleními.

„Stejně jako každá spolupráce mezi společnostmi i dosažení dobrého pracovního vztahu často přináší problémy, včetně nedostatku komunikace, problémů s kontrolou, rozpočtových omezení a zpoždění,“ řekla Kate Vasiloff, ředitelka výzkumu GBTA Foundation. „I když neexistuje jednotný plán pro úspěšnou spolupráci mezi marketingovými týmy a týmy pro plánování událostí, vytvoření jasných komunikačních linek, prokázání otevřenosti novým nápadům a účtování vynaloženého času a peněz je dobrým místem, kde začít.“

„Události jsou zásadní pro hospodářský výsledek, takže funkce marketingu a plánování událostí musí být synchronizované, aby bylo zajištěno, že události plní cíle marketingového oddělení,“ řekla Stacey Fontenot, viceprezidentka marketingu platformy. „Business-to-business marketéři hodně spoléhají na události, takže plánovači událostí mohou vytvořit významnou obchodní hodnotu tím, že budou spolupracovat se svými marketingovými kolegy, čímž zvýší důležitost týmu pro plánování událostí v rámci organizace.“

Více než polovina (53 procent) plánovačů událostí se domnívá, že stanovení cílů na podporu celkových obchodních cílů je nejdůležitějším faktorem, který je třeba vzít v úvahu při plánování schůzky nebo události. Toto je oblast, ve které plánovači událostí vynikají a jsou dobře vybaveni, aby je zvládli. Design a obsah schůzky nebo události, které jsou pro plánovače událostí často méně známé, mohou být stejně důležité pro její celkový úspěch. Zde vstupuje do hry spolupráce napříč odděleními a může firmám pomoci zvýšit úspěšnost jejich schůzek a akcí.

Když se podíváte na možnosti spolupráce, v současnosti je nejvyšší míra spolupráce (59 procent) kolem e-mailové komunikace. Během fází plánování akce marketingové týmy a plánovači událostí často spolupracují na určení tématu akce (49 procent), loga (49 procent) a barevného schématu (37 procent). Většina pokračuje ve spolupráci na místě pomocí značení (54 procent), ale spolupráce klesá, pokud jde o komunikaci po události (41 procent) a zprávu o události (33 procent), což ukazuje příležitosti pokračovat ve spolupráci při rozhodování o úspěchu akce .

Mezi problémy identifikované mezi těmi, kteří v současnosti spolupracují napříč odděleními, patří nedostatečná komunikace (43 procent), problémy s kontrolou mezi odděleními (42 procent) a rozpočtová omezení (41 procent). Dotázaní sdíleli osvědčené postupy pro řešení těchto problémů, jako je identifikace jedné osoby z každého oddělení, která bude sloužit jako hlavní kontaktní bod, a formalizace partnerství mezi odděleními se zapojením vedení. Pro účely lepšího rozpočtování plánovači doporučovali sledovat výdaje na schůzky a události, včetně marketingového úsilí, aby lépe porozuměli samotnému objemu zdrojů věnovaných události.