Členové ABPCO, kteří se zúčastnili nedávného kulatého stolu, uznali, že je třeba, aby se konference zaměřovaly na výměnu znalostí a učení, přičemž argumentovali tím, že výnosy z doprovodných výstav jsou často zásadní pro úspěch akce.
Jak říká Therese Dolan, spolupředsedkyně ABPCO: „Je to boj mezi obsahem a konzumem, který musí začít komunikací a důkladným porozuměním publiku. Klíčovým problémem je zajistit hodnotu pro všechny. Obsah je obvykle hnacím motorem návštěvnosti delegátů, ale vystavovatelé potřebují vidět, jak se jim daří a návratnost jejich investice. Konference asociace jsou často doprovázeny výstavou, protože přidává hodnotu účastníkům a zároveň přináší příjmy, které jsou přínosem pro asociaci jako celek a někdy i pro samotné delegáty prostřednictvím snížených konferenčních poplatků.“
Události u kulatého stolu společnosti ABPCO nabízejí členům fórum, kde mohou shromažďovat a sdílet složité nápady a výzvy v bezpečném a soukromém prostředí. Akce se konala v Crowne Plaza London – The City. Zúčastnilo se ho řada interních PCO, kteří se snažili ze svých konferencí a výstav vytěžit maximum. Klíčové výsledky zahrnovaly:
• Potřeba, aby výstavy a jejich příjmy byly vnímány jako klíčová součást podnikatelského plánu a příjmů sdružení.
• Větší usnadnění představení mezi účastníky a vystavovateli ze strany pořadatelů.
• Jazyk, který odráží důležitost vystavovatelů – partneři nebo sponzoři jsou vnímáni jako hodnotnější.
• Potřeba, aby delegáti chápali důležitost výstavy.
• Důležitost relevance – jak z hlediska znalostí sdílených na konferenci, tak i výběru vystavovatelů.
• Výzvy, které dodržování zdravotní péče může představovat na výstavě.
Shaun Hinds, generální ředitel Manchester Central, diskusi předsedal a dodal: „Akce byla skutečně úspěšná a vyvolala spoustu zajímavých diskuzí. Jako místo, které má privilegium hostit mnoho předních britských asociačních konferencí, nám poskytlo neocenitelné poznatky o tom, jak můžeme pomáhat organizátorům růst a zajišťovat rok od roku úspěšné kongresy.“
Therese uzavírá: „V konečném důsledku je na organizátorech konference, aby usnadnili úspěch konference i výstavy. Tato událost u kulatého stolu, stejně jako mnoho jiných, pokryla obrovské množství obsahu v krátkém čase a nabídla cenné poučení pro všechny zúčastněné. Bylo však jasné, že nejdůležitější součástí celého procesu byla potřeba, aby se komunity shromažďovaly a komunikovaly. Což je, po pravdě řečeno, klíčový prvek každé úspěšné akce.“
