Jak efektivně komunikovat s klienty během dovolené?

Tento bod mi přinesl po rozhovoru s kamarádkou o zkušenosti, kterou měla se svou účetní. Poté, co obdržela znepokojivý dopis od HMRC, který byl plný chyb a požadoval platby, které již provedla, vyhledala pomoc svého účetního, aby jí poskytla tolik potřebné ujištění. Přestože měla s účetní firmou stálou dohodu ve výši 125 GBP plus DPH měsíčně, její žádost o pomoc, zaslaná v polovině července, byla uspokojena automatickou odpovědí, že tým má prázdniny a odpoví za několik dní. Mezitím její pravidelný účet bez problémů dorazil. Uplynulo šest pracovních dní, než se jí dostalo krátké aktualizace, „prošetřujeme to,“ a pak ticho. O dva týdny později, bez dalších informací, se obrátila znovu, jen aby obdržela další automatickou zprávu, že kancelář se znovu otevře 30. srpna – celkem šest týdnů čekání bez řešení. V důsledku toho můj přítel nyní hledá nového účetního.

Komunikační tipy pro podnikání na dovolené

1 Varovat předem

Pokud jste si dovolenou naplánovali s dostatečným předstihem nebo jste se rozhodli odjet teprve nedávno, je důležité informovat svůj tým co nejdříve. Čekání na vyhlášení dvoutýdenní dovolené do poslední chvíle může způsobit zbytečný stres a zátěž pro vaše kolegy, kteří budou muset zvládnout vaše úkoly ve vaší nepřítomnosti. Přiměřený čas na přípravu je nezbytný pro všechny zúčastněné, v neposlední řadě pro ty, kteří přijímají práci navíc, aby byla zajištěna kontinuita podnikání.

Je vhodné upozornit své kolegy alespoň měsíc před odjezdem, zvláště pokud hrajete významnou roli ve vaší organizaci. Abyste se vyhnuli jakémukoli nedopatření, nastavte si připomenutí, abyste svůj tým aktualizovali v týdnech a dnech před vaší dovolenou, což pomůže zajistit hladký přechod a předejít nečekaným překvapením.

2 Delegování úloh a úkolů

Ujistěte se, že každý detail je pečlivě pokryt. Proveďte komplexní přípravu na jakýkoli scénář, závazek nebo potenciální problém, který by mohl nastat. Převezměte iniciativu při výběru kolegů, veďte je k tomu, aby převzali konkrétní role, a investujte čas do jejich komplexního školení týkajícího se úkolů, které jim svěřujete. Pokud někdo vstupuje do vašich klientských interakcí, vybavte ho všemi potřebnými informacemi o jedinečných požadavcích a očekáváních každého klienta. Pokud by projekt, který vedete, dočasně řídila jiná osoba, poskytněte jí vyčerpávající seznam zbývajících cílů.

Vytvořte komplexního průvodce s podrobným popisem umístění důležitých souborů, kontaktů na různé projekty a postupů pro řešení mimořádných událostí. Cílem je vyhnout se záplavě naléhavých dotazů, které narušují váš klid během dovolené. Opatrný přístup zajistí, že vaše povinnosti budou ve spolehlivých rukou, což vám umožní být v klidu.

3 Připravte si komunikační kanály předem

Pokud nemůžete na dovolené přestat komunikovat s klienty, ujistěte se, že potřebné dopisy a dokumenty můžete dostávat kdekoli. Nyní existuje dokonce a FAX z iPhone: aplikace Fax, který může nahradit fax. Tento online fax lze volně zpracovávat, přijímat a odesílat ze smartphonu. Pokud máte faxovou aplikaci a iPhone, máte vše, co potřebujete k práci s dokumenty. Podobně jako v tomto příkladu byste měli zvážit komunikační plán s jinými typy komunikace s klienty.

4 Sestavte plán návratu do práce

Návrat do kanceláře po nějaké době volna může být často skličující. Pravděpodobně vás přivítá lavina nepřečtených e-mailů, hlasových zpráv, poznámek, aktualizací, výzev a naléhavých dotazů.

Abyste se mohli plynuleji vrátit do pracovního procesu, je moudré vymyslet si, co vás po přestávce čeká. Zvažte uspořádání porady s několika členy týmu, abyste se dostali k důležitým událostem během vaší nepřítomnosti. Upřednostněte uspořádání své doručené pošty tak, abyste se nejprve zaměřili na nejdůležitější e-maily. Udržování transparentní a otevřené komunikace s vaším týmem je zásadní, což vám umožní důkladně porozumět vývoji a pokroku dosaženému na projektech nebo povinnostech, které jste neměli.

5 Nastavte hlasovou schránku mimo kancelář

Zajistěte pokrytí každé základny a důkladně se připravte na všechny myslitelné scénáře, úkoly nebo krize. Zapojte se do spolupráce s kolegy, delegujte na ně konkrétní povinnosti a poskytněte komplexní školení o úkolech, kterými je pověřujete. Pokud vás někdo bude zastupovat na schůzkách s klienty, poskytněte mu podrobnou instruktáž o jedinečných požadavcích a preferencích klientů. Pokud by se ve vaší nepřítomnosti ujal konkrétního projektu jiný kolega, poskytněte mu vyčerpávající seznam úkolů s podrobnostmi o každém úkolu, který je třeba dokončit.

Vytvořte komplexního průvodce, který podrobně popisuje umístění důležitých souborů, kontaktní místa pro různé projekty a postupy pro řešení mimořádných událostí. Cílem je vyhnout se záplavě naléhavých e-mailů, které přerušují vaši plážovou relaxaci. Je moudřejší chybovat na straně opatrnosti a před odjezdem zajistit, aby byly vaše projekty v kvalifikovaných rukou.

Proč investovat do čističky vzduchu?

Informovat klienty předem o vaší nedostupnosti je prozíravá praxe. Když jsem například pryč na dovolené, mí stálí klienti si již uvědomují, že si během tohoto období nebudou moci naplánovat žádné koučovací sezení. Nastavil jsem automatickou e-mailovou odpověď pro potvrzení přijatých zpráv s uvedením data, kdy budu mimo kancelář. Pro ty, kteří mají naléhavé dotazy, odpověď obsahuje kontaktní číslo. Zprávy zaslané na toto číslo mi budou zaslány SMS a zavazuji se odpovědět do 24 hodin.